5 Vorurteile zu Cloud-Lösungen richtig gestellt

Mehr Flexibilität, weniger Administration, geringere Investitionen: die Vorteile von Cloud-Lösungen für Unternehmen liegen klar auf der Hand. Einer Studie von MindTake zufolge haben bereits 39 Prozent der Unternehmen in Österreich eine IP-basierte Telefonie-Lösung im Einsatz.

Die Cloud ist viel mehr als das Speichern und Teilen von Dokumenten!

Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie bei den meisten Telekommunikations-Anbietern schon jetzt über die Cloud telefonieren – völlig unbemerkt? Bei Voice-over-IP-Telefonie werden die Sprachsignale zunächst digitalisiert und in kleinen Datenpaketen im Netzwerk übermittelt. Beim Empfänger werden die Datenpakete dann wieder als Sprachinformation zusammengesetzt.

Mittlerweile findet der Großteil der Telefongespräche über IP-basierte Netzwerke statt, ohne dass es die Teilnehmer/innen merken! Die Gespräche werden in derselben Qualität wie bei der inzwischen veralteten ISDN-Technologie geführt.

Das Trendbarometer zeigt nach oben: Drei von vier österreichischen Betrieben, die aktuell noch keine Cloud-Telefonie-Lösung im Einsatz haben, können sich grundsätzlich eine zukünftige Nutzung vorstellen (Quelle: Cloud-Telefonie-Monitor 2022).

Doch trotz vielfältiger Vorteile und enormer Chancen bestehen bei Unternehmen auch viele Unsicherheiten:

Cloud-Lösungen seien weder sicher, noch DSGVO-konform. Wenn man einmal die Daten in der Cloud abspeichert, könne man nichts mehr lokal verwalten. Und erst dieser Aufwand, der das Ganze mit sich bringt! – Diese und weitere Mythen halten sich wacker.

Aber was ist tatsächlich dran? Höchste Zeit, um mit den häufigsten Vorurteilen über die Cloud aufzuräumen!

Das sind die 5  häufigsten Vorurteile über Cloud-Lösungen. Grafik: yuutel

Die 5 häufigsten Irrtümer über Cloud-Services – und was dahintersteckt

Vorurteil Nr. 1: Ich kann meine Daten in der Cloud ODER lokal speichern.

Richtig ist: Sowohl als auch!

Ein weit verbreiteter Irrtum: Anwender/innen müssten sich entscheiden, ob sie ihre Daten in der Cloud oder lokal ablegen wollen.

Richtig ist: Sie können beides parallel nutzen und haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten und Informationen neu zu organisieren.

Praxis-Tipp: Erstellen Sie mithilfe der Cloud ein solides Konzept für Ihre Daten-Back-ups – heutzutage ist es ohne Alternative, Sicherungskopien von Daten anzulegen! Testen Sie Ihre Cloud-Lösung zunächst auf Herz und Nieren. Befüllen Sie sie beispielsweise zunächst nur mit unkritischen Daten und erweitern Sie nach und nach Ihr System.

Vorurteil Nr. 2: Meine Daten sind in der Cloud nicht sicher.

Richtig ist: Mehr Sicherheit denn je!

Sicherheitsbedenken bleiben die größte Hürde, die der Nutzung der Cloud für Business-Zwecke im Weg steht. Für drei Viertel der österreichischen Unternehmen stellen Daten- und Ausfallsicherheit laut einer Anexia-Studie die wichtigsten Aspekte dar.

Fest steht: Die Übertragung und Speicherung von Daten muss sicher und verschlüsselt erfolgen, um Datendiebstahl durch Hacker und in der Folge Kontrollverlust zu vermeiden. Professionelle Cloud-Anbieter gewährleisten diese Sicherheit (zu 99,9 %), da sie rechtliche Bestimmungen und Zertifizierungen hinsichtlich Datenschutz und Compliance erfüllen müssen.

Auch VoIP-Telefonanlagen obliegen strengsten Sicherheitsstandards und schützen auf höchstem Niveau vor unbefugten Zugriffen, beispielsweise durch sogenannte VIP-Listen oder Destinations-Sperren. Zusätzlich können sowohl der Anrufaufbau (SIPS) als auch das Gespräch (SRTP) verschlüsselt werden.

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Die Erfüllung dieser Anforderungen ist aufwendig und kostspielig – hier lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen externen Dienstleister doppelt: Sie können Ihre Ressourcen und Kapazitäten für andere Bereiche freimachen! 

Richtig ist: Mehr als die Hälfte (53 %) der kleinen und mittleren Unternehmen waren laut einer Studie von Cisco im Jahr 2018 von einem Cyber-Angriff betroffen. Der Einsatz professioneller Cloud-Lösungen kann daher besonders KMUs dabei helfen, Sicherheitsrisiken – wie etwa den Verlust von Informationen oder Zugriffsmöglichkeiten – zu minimieren!

Vorurteil Nr. 3: Daten werden in der Cloud nicht DSGVO-konform gespeichert.

Richtig ist: Auf den Server-Standort kommt es an!

Ein ebenso zentrales Thema ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Aktuell sehen einer Umfrage von Anexia zufolge 6 von 10 Unternehmen die Einhaltung der DSGVO als größte Herausforderung im IT-Bereich. 

Artikel 28 der DSGVO stellt dazu klar fest: Der Nutzer eines Cloud-Services (also Ihr Unternehmen) gilt als Auftraggeber, der Cloud-Anbieter wiederum als Auftragsverarbeiter. Sowohl Sie als auch Ihr Cloud-Dienstleister sind verpflichtet, den Anforderungen der EU-DSGVO nachzukommen.

Der Knackpunkt: Sie als Auftraggeber sind es, der das EU-Datenschutzrecht einzuhalten hat.

Richtig ist: Entscheidend ist der Server-Standort. Achten Sie bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters vor allem darauf, wo dieser die ihm anvertrauten Daten speichert. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, wählt einen Cloud-Anbieter mit europäischen Server-Standorten. 

Prinzipiell ist auch ein Standort außerhalb Europas  möglich – Voraussetzung ist,  dass die entsprechenden gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Viele Cloud-Provider aus den USA haben mittlerweile reagiert und bieten spezielle Lösungen für europäische Unternehmen an – die Kundendaten sind in diesem Fall sicher vor einem Zugriff durch US-Behörden geschützt. Gut zu wissen: die großen Player, wie z.B. Amazon, Google oder Microsoft, verfügen über eigene Rechenzentren in Europa. 

Die Cloud-Telefonie-Lösungen von yuutel werden georedundant in Hochsicherheitszentren in Österreich gehostet. Aktuell weiß jeder fünfte österreichische IT-Entscheider nicht, wo der Server seiner Cloud-Lösung liegt – machen Sie es besser!

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Vorurteil Nr. 4: Meine Daten sind in der Cloud nur mit Internet verfügbar.

Richtig ist: Zugriff online und auch offline!

Geschäftliche Daten müssen nicht nur sicher verarbeitet werden, sondern auch hoch verfügbar sein. Für viele daher Anlass zur  Sorge: Was passiert, wenn ich gerade offline bin? Die gute Nachricht: Sie haben auch dann Zugriff auf Daten, die in der Cloud gespeichert sind, wenn Sie vorübergehend keine aktive Internetverbindung haben.

Die wesentlichen Dinge funktionieren auch offline: So ist es auch ohne Internetverbindung kein Problem, Dokumente und E-Mails einzusehen und sie zu bearbeiten. Die Daten werden automatisch synchronisiert und aktualisiert, sobald Sie wieder online sind. 

Richtig ist: Cloud-basierte Dienstleistungen lohnen sich auch und vor allem dann, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter viel unterwegs sind – beispielsweise mit Bahn und Flugzeug, wo unter Umständen keine Internetverbindung besteht – und erhöhen sogar die Produktivität „on the road“.

Auch für Voice-over-IP gibt es bei einem Internetausfall einen „Plan B“: Wenn die Internetverbindung des Providers nicht funktioniert, sorgt eine eigene Datenleitung dafür, dass weiter über die Cloud-Telefonanlage telefoniert werden kann. Bei der yuu Phone Cloud-Telefonanlage können Sie alternativ über die Mobile Control-App weiter ein- und ausgehend telefonieren und alle Funktionen wie Rufweiterleitungen, Ringrufe etc. verwenden. Die VoIP-Telefonie läuft in diesem Ausnahmefall über den Datenverkehr der SIM-Karte.

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Vorurteil Nr. 5: Cloud-Services sind aufwendig in der Wartung.

Richtig ist: Nicht beim passenden Cloud-Anbieter!

Wie jedes andere geschäftlich genutzte Tool verlangen auch cloud-basierte Lösungen regelmäßig Aufmerksamkeit. Nach dem Aufwand für die initiale Einrichtung kommen regelmäßige Updates und Konfigurationen hinzu. Das A und O: Wählen Sie sorgfältig einen Anbieter aus, der Sie bei allen Einrichtungs- und Wartungsprozessen verlässlich und kompetent begleitet – und darüber hinaus wirklich zu Ihrem Unternehmen, Bedürfnissen und Anforderungen passt!

Viele Cloud-Dienstleister setzen schwerpunktmäßig auf Self-Service-Angebote wie Hilfsdokumente – achten Sie daher besonders auf transparente Service- und Kontaktmöglichkeiten: Erreichen Sie bei Fragen oder Problemen einen persönlichen Ansprechpartner im Customer Support-Team? Gibt es eine 24/7-Hotline für technische Fragen?

Richtig ist: Ein kompetenter Cloud-Anbieter kümmert sich zuverlässig um notwendige Updates oder Wartungstermine – idealerweise unbemerkt im Hintergrund. Ebenfalls entlastend: Die Bedienoberflächen der meisten cloud-basierten Services sind heute derart einfach und intuitiv gestaltet, dass einfache Konfigurationen selbst für Laien keine Hexerei mehr sind!

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Fazit: Unternehmen mit Weitblick setzen auf Cloud-Services!

Im Zeitalter der Digitalisierung wird die Vernetzung, Speicherung, Verwaltung und Auswertung von Daten über cloud-basierte Lösungen weiter rasant fortschreiten. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eröffnet die Cloud neue Möglichkeiten, um mit größeren Konzernen mithalten zu können – und letzten Endes wettbewerbsfähig zu bleiben.

Egal, ob es darum geht, ein neues IT-Projekt zu stemmen, besser im Team zusammenzuarbeiten oder eine Cloud-Telefonanlage zu implementieren: cloud-basierte Dienstleistungen sorgen für mehr Effizienz, Flexibilität und Stabilität – vor allem, wenn die eigene IT-Abteilung klein ist.

Telefoniert Ihr Unternehmen schon in der Cloud?

Hier finden Sie weitere Informationen zu unseren Cloud-Telefonie-Produkten. Die yuutel Spezialistinnen und Spezialisten beraten Sie auch gerne persönlich – kontaktieren Sie uns!

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