10 Vorteile einer modernen VoIP-Telefonanlage aus der Cloud

Die Anschaffung einer Telefonanlage gehört in Unternehmen nicht unbedingt zu den Dingen, die sich im 3-Jahres-Rhythmus wiederholen. Solange das System funktioniert und nicht dramatisch um neue Arbeitsplätze oder Standorte erweitert werden muss, gilt oftmals das Motto: „Never change a running system.“

Die 3 häufigsten Gründe für den Wechsel auf eine virtuelle Telefonanlage

Manche unternehmerischen Entwicklungen, z.B. ein Firmenumzug oder eine Expansion, führen dazu, sich nach neuen technischen Möglichkeiten umzusehen. Gründe sind etwa nicht erweiterbare Hardware der alten Telefonanlage oder höhere Kosten bei der Vernetzung von Standorten. 

Der jedoch häufigste Grund, sich über die Telefonanlage Gedanken zu machen, ist ein auslaufender Wartungsvertrag: Sollte man ihn verlängern? Vielleicht sogar um mehrere Jahre? Welche modernen Lösungen gibt es?

IT-/EDV-Verantwortliche arbeiten in vielen Fällen bereits mit Cloud-Lösungen und lagern Services in Rechenzentren aus. Von CRM- und ERP-Systemen bis hin zum Storage, nutzt man die Vorteile von gehosteten Diensten. Wie kann man dieses Prinzip also auch auf die Telefonanlage umlegen?

Die Anzahl neu installierter Cloud-Telefonanlagen wächst jedenfalls rasant. Im Jahr 2019 setzen bereits 49% der Unternehmen auf eine moderne IP-Telefonanlage.

Dieser Blogartikel soll Klarheit in das Thema Voice-over-IP-Telefonie im KMU-Umfeld bringen und die wichtigsten Vorteile aufzeigen.

Wie funktioniert eine VoIP-Telefonanlage aus der Cloud?

Bei einer VoIP-Telefonanlage handelt es sich um ein komplettes Telefonsystem, das die Gespräche über IP-basierte Datennetzwerke überträgt. Bei der Übertragung der Sprachinformationen hat sich dabei das viel zitierte SIP-Protokoll (Session Initiation Protocol) durchgesetzt. Dieses Netzprotokoll, näher spezifiziert im RFC 3261 der ITU-T, dient im Wesentlichen zur Signalisierung, also dem Auf- und Abbau eines Anrufs in IP-Netzen. Dieser neue Standard wird in den nun kommenden Jahren das veraltete ISDN-Protokoll ablösen.

So funktioniert die yuu Phone Cloud-Telefonanlage

Die Sprachtelefonie verlagert sich also von ISDN-Anschlüssen und -Netzen hinüber in die Welt des Internet-Protokolls (IP) und schafft neue Möglichkeiten. Ob dabei die Telefonanlage im Haus installiert ist (On-Premise-Installation) oder das Service aus einem Rechenzentrum (Cloud-Service) angeboten wird, ist in erster Linie kein wesentlicher Unterschied.

Über einen SIP-Trunk lassen sich bestehende IP-fähige Telefonanlagen an die neue Technologie anbinden, sodass der Umstieg mit keinem großen Aufwand verbunden ist. Die bisherige Kommunikationsinfrastruktur muss sich nicht ändern und auch die vorhandenen Telefonnummern können weiter genutzt werden.

Die 10 wichtigsten Vorteile einer VoIP-Telefonanlage aus der Cloud

1. Outsourcing schafft freie Ressourcen

Die bisher von der IT mitbetreuten Telefonsysteme waren kompliziert zu bedienen und mussten up-to-date gehalten werden. Moderne, gehostete Telefonsysteme gehen mit einfach zu bedienenden, webbasierten Benutzer-Oberflächen einher (Self-Admin-Portale), Wartung und Feature-Updates erfolgen automatisch. Damit werden Zeit und Ressourcen gewonnen, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

• Es braucht keinen (externen) Telefonanlagen-Profi mehr, um einen neuen Mitarbeiter mit Durchwahl anzulegen. Alle Einstellungen können innerhalb von wenigen Minuten über ein Browser-Tool vorgenommen werden.
  
  
• Prozesse zur Autoprovisionierung konfigurieren ein SIP-Telefon in wenigen Sekunden mit den nötigen technischen Einstellungen.
  
  
• Mit wenigen Mausklicks im Webtool lassen sich Feature-Sets an Usergruppen klonen und vererben oder per Fernwartung die Telefontasten (Besetztlampenfelder) eines Users neu konfigurieren.

2. Netze und Dienste wachsen zusammen

Statt wie bisher ist eine zusätzliche Verkabelung für ISDN-Tischapparate nicht mehr nötig. SIP-Geräte sind direkt mit einem standardmäßigen Netzwerkanschluss verbunden. Softphone-Funktionen am Computer zur Steuerung des Tischtelefons sind wesentlich einfacher und rasch zu installieren. Sogar der PC-Arbeitsplatz kann zur Nebenstelle werden, wenn ein Tischapparat nicht mehr nötig ist.

3. Flexibel skalierbar

Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen lassen sich VoIP-Telefonanlagen aus der Cloud immer rasch und einfach erweitern. Die bekannten Probleme mit fehlenden ISDN-Steckkarten oder Leitungsengpässen von Basis- oder Multianschlüssen gehören damit der Vergangenheit an. Meist reicht ein Anruf oder eine E-Mail beim Anbieter aus und Sie erhalten weitere User-Lizenzen, Leitungen und Kanäle zum Telefonieren.

Lesen Sie zur einfachen Skalierbarkeit einer VoIP-Telefonanlage die Case Study unseres Kunden Schalk Mühle.

4. Standorte einfach vernetzen

Das Internet als „Trägerdienst“ mit den heute üblichen Breitband-DSL-Anschlüssen schafft die Basis. Standorte mit Internetanschluss können so einfacher und wesentlich günstiger als in der Vergangenheit miteinander vernetzt werden. Das spart komplizierte und teure Querlinks.

Auch Heimarbeitsplätze, Außendienstmitarbeiter oder freie Projektmitarbeiter können auf diese Art und Weise bequem in das virtuelle Telefonsystem integriert werden.

Lesen Sie hier, warum sich ein Umstieg auf eine moderne VoIP-Telefonie-Lösung besonders für Gesundheitsdienste, Banken und Versicherungen oder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Kanzleien lohnt.

5. Viele Funktionen zum günstigen Preis

War es in der Vergangenheit oftmals so, dass neue Telefonanlagen-Funktionen nur mit einer neuen Firmware oder einem Upgrade genutzt werden konnten, bieten Cloud-Anbieter neue Features meist mit regelmäßigen Updates und im monatlichen Mietpreis inkludiert an. So erhalten Sie ständig neue Möglichkeiten und Funktionen zu niedrigen Lizenzkosten und müssen sich selbst um keinerlei Wartung kümmern.

Hier finden Sie die 150+ intelligenten Funktionen der yuu Phone Cloud-Telefonanlage im Überblick.

6. Smartphones integrieren

Die Mobilfunknetze waren bis dato eine parallele Systemwelt zur Festnetz-Technologie, den Tischapparaten und Durchwahlen. Die scharfe Trennung von Fest- und Mobilnetz ist mit der neuen VoIP-Technologie obsolet geworden. Android- und iOS-Apps bringen die Festnetznummer und Durchwahl bis auf das Handy - und zwar egal, welchen Netzbetreiber Sie nutzen.

Mitarbeiter sind somit immer unter einer Rufnummer bzw. ihrer Durchwahl erreichbar - ganz gleich, ob sie im Büro sitzen oder unterwegs sind – und können mit dieser auch abgehend telefonieren. Eine Unterdrückung der Rufnummer ist selbstverständlich weiterhin möglich.

Auch technische oder andere Bereitschafts-Ringrufe sind einfach möglich. Entsprechende Apps erlauben die Fernsteuerung der VoIP-Telefonanlage, wie etwas das Ein- und Ausloggen in eine Service-Hotline.

Lesen Sie zur Organisation einer telefonischen Rufbereitschaft auch die spannende Case Study mit Bestatter Heinz.

7. Bewährte Features weiterhin nutzen

Viele Telefonanlagen-Funktionen haben sich bewährt, wie z.B. diverse Rufweiterleitungen (unbedingt, nicht melden, besetzt), Besetztlampenfelder, Nachtschaltungen und Ringrufe (parallel, seriell), und werden von den Mitarbeitern gerne genutzt. VoIP-Telefonanlagen bieten alle diese Features auch weiterhin an - Sie müssen an bestehenden Arbeitsweisen und Kommunikationsstrukturen daher nichts ändern.

Zusätzlich ermöglicht die neue Technologie aber auch viele weitere, praktische Features, die Ihnen und Ihren Kollegen den Arbeitsalltag erleichtern.

Lesen Sie dazu auch: 7 coole Telefonanlagen-Features, die Sie garantiert noch nicht kannten

8. Sicherheit auf höchstem Level

Das Thema Sicherheit ist im All-IP-Umfeld ein sehr wichtiges und häufig nachgefragtes. Hat man bis dato eher das interne IP-Netz gesichert, so war die Telefonanlage meist außen vor. Telefonanlagen-Hacking war und ist jedoch ein weit verbreitetes Thema. Gewiefte Kriminelle schaffen sich über den Weg von Standardpasswörtern o.Ä. Zugang zur Anlage. Dort richten sie Rufweiterleitungen auf teure Mehrwertnummern ein und über Nacht oder am Wochenende wird einige Stunden der Anschluss der Firma zu mehreren tausend Euro  belastet.

VoIP-Telefonanlagen aus der Cloud obliegen höchsten Sicherheitsstandards und schützen sogar noch besser als bisher vor unbefugtem Zugriff! IP-Whitelisting gehört dabei genauso dazu wie Rufprofile mit Destinations-Sperren. Um sich vor Industriespionage besser zu schützen, können Anrufe mit SIPS und SRTP verschlüsselt werden.

Lesen Sie dazu auch: So sicher ist eine Cloud-Telefonanlage in der Praxis

9. Einwandfreie Sprachqualität

Die hochgelobte, gute Sprachqualität von ISDN ist auch in modernen IP-Netzen ein Muss und eine Selbstverständlichkeit. Dies wird mit Sprach-Codierung und bewährten Codecs gewährleistet. Die nötigen breitbandigen Internetanschlüsse sind Basis zur gesicherten Übertragung der RTP-Sprachpakete. Mit rund 100 kBit/Sekunde ist pro Telefonat zu rechnen. Will man die Telefonie vom herkömmlichen Internet-Traffic des Unternehmens dennoch trennen, macht ein eigener DSL-Anschluss für VoIP Sinn. Das schafft die nötige Qualität des Services (QoS).

Lesen Sie dazu auch: So erhöhen Sie die Sprachqualität Ihrer IP-Telefonanlage

10. Kostenersparnis

Die Netzkonsolidierung, benutzerfreundliche Self-Admin-Portale sowie outgesourcte, gesicherte und automatisch gewartete Services sparen Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern auch bares Geld. Darüber hinaus bekommen Sie beim Umstieg auf einen neuen Provider in fast allen Fällen marktadäquate und gute Tarife ins österreichische Fest- und Mobilnetz sowie weltweit angeboten.

Die yuu Phone Cloud-Telefonanlage ist bereits ab 5,90 €/Monat je Nutzer erhältlich – inklusive günstigen Telefontarifen! Hier erfahren Sie mehr über die aktuellen Preise und Tarife.

Fazit: Ergreifen Sie die Technologie-Chance All-IP!

Sollten Sie mit dem Gedanken einer Neuanschaffung oder Ablöse Ihres alten Telefonanlagen-Systems spielen, nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, um auf zukunftssichere All-IP-Technologie zu setzen. Bessere Erreichbarkeit und mehr Flexibilität erleichtern nicht nur Ihren Arbeitsalltag, sondern sind auch ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. 

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