So gelingt der Umstieg auf die neue VoIP-Telefonanlage

Sie sind sich noch nicht ganz sicher, ob VoIP-Telefonie das Richtige für Ihr Unternehmen ist? In diesem Blogartikel haben wir Ihnen den Stand der technologischen Entwicklung sowie die Vorteile zusammengefasst: Das Ende der ISDN-Telefonie: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf All-IP vor!

Der entscheidende Erfolgsfaktor für den VoIP-Umstieg: die Vorbereitung!

Die Umstellung einer Telefonanlage ist keinesfalls ein Projekt, das man auf die leichte Schulter nehmen oder mit dem Gedanken „Ach, das wird schon alles klappen!“ angehen sollte. Interessenten und Kunden möchten schnell bedient werden. Erreicht ein Kunde Sie nicht wie gewünscht über das Telefon, so ist es ein Leichtes für ihn, Informationen und Angebote bei anderen Anbietern einzuholen. Auch für die entspannte Atmosphäre innerhalb des Unternehmens ist ein gut durchdachter Wechsel der Telefonanlage Gold wert.

Wir möchten 5 wertvolle Tipps mit Ihnen teilen, wie Ihr Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage garantiert reibungslos abläuft:

5 wichtige Fakten, die Sie vor dem Umstieg auf eine VoIP-Telefonanlage beachten sollten

1. Dokumentieren Sie den Ist-Zustand

Die Basis-Einstellungen der Telefonanlage kennen Sie. Sie wissen, wann ein Anrufer das Out-of-Office Band hört und wer die Nachrichten des Anrufbeantworters zugesendet bekommt? Sind Sie sich auch sicher, wer welche Durchwahl nutzt und wer die Kopfnummer serviciert?

Sehr gut, aber das ist leider noch lange nicht alles, was Sie für den reibungslosen Wechsel der Telefonanlage wissen müssen:

• Wie lautet eigentlich unsere Fax-Durchwahl und welche Durchwahl läutet wie lange im Ringruf der Buchhaltung?
• Können wir uns aus dem Ringruf ausbuchen, wenn jemand in den Urlaub geht?
• Wo kann ich einstellen, dass ich gerade nicht erreichbar bin?
• Wie war das gleich mit der Konfiguration des Türöffners und der Frankiermaschine, die über die Telefonleitung gesteuert wird?
• Und noch viel wichtiger: Wann hat der IT-Verantwortliche ausreichend Zeit?

Recherchieren Sie alle Fakten zu Ihrer bestehenden Telefonanlage und dokumentieren Sie jede dieser Anforderungen für den Wechsel! So gehen Sie sicher, dass beim Umstieg alles schnell eingerichtet werden kann und noch so funktioniert wie vorher.

Unser Tipp: Befragen Sie auch möglichst viele Ihrer Mitarbeiter bzw. Kollegen. Einige von Ihnen nutzen bestimmt Funktionen und Features, die Sie nicht kennen. So ersparen Sie sich unnötige Verwirrung und schlechte Stimmung.

2. Holen Sie sich fundierte Unterstützung

Viele Anbieter und Portale suggerieren, dass im modernen VoIP-Umfeld alles ein Klacks ist und sich alles ganz einfach selbst administrieren lässt.

Das stimmt auch – aber nicht immer, und erst recht nicht von Anfang an. Eine neue Durchwahl mag schnell angelegt sein, doch bei komplexeren Aufgaben, wie beispielsweise Fallback-Szenarien für Stromausfälle sauber abzubilden, sollte ein Spezialist um Hilfe gebeten werden.

Meist sind Self Service-Portale erst dann einfach zu bedienen, wenn ein erfahrener Experte die Konfiguration der Telefonanlage übernommen hat. Achten Sie daher bei der Wahl Ihres VoIP-Telefonanlagen-Anbieters auf entsprechenden Support. Das spart Ihnen viel Zeit, Geld und Nerven!

Lesen Sie dazu auch: 13 Kriterien, die Ihr neuer VoIP-Anbieter erfüllen sollte.

3. Überlegen Sie die Verteilung von Softclients und Tischtelefonen

Bei VoIP-Telefonanlagen laufen die Sprachpakete im selben LAN (Computernetzwerk), über das Sie auch E-Mails versenden, Inhalte aus dem Internet herunterladen und Ihre tagtägliche Arbeit verrichten. Die Telefonie ist also nicht mehr von der Computer-Infrastruktur getrennt wie bei klassischen Telefonanlagen.

Wägen Sie daher im Vorfeld ab, ob ein „harter“ Umstieg auf volle VoIP-Arbeitsplätze mit angestecktem Headset (Softclients) unbedingt nötig ist. Reines Telefonieren mit Softclients belastet die Performance der Arbeitsplatzrechner, das interne Netzwerk und die Internetleitung.

Daher empfiehlt es sich bei Personen, die viel telefonieren, SIP-fähige Tischtelefone aufzustellen. Diese sind auf HD Voice optimiert und übernehmen die „Arbeit“, die sonst der Computer des Mitarbeiters mit der Sprachübertragung hätte. Die Investition von 60-250 Euro je Stück ist dabei überschaubar und erhöht sowohl die Usability also auch die Freude am Arbeiten mit der neuen Technologie. Idealerweise ist das Telefon an eine eigene Netzwerkdose angeschlossen und „Quality of Service“ im Netzwerk aktiviert.

4. Geben Sie allen Zeit für die Umstellung und bieten Sie Schulungen an

Wie bei allen Veränderungen, muss sich auch der VoIP-Nutzer zunächst auf die Neuerungen einstellen. Ein kleines Beispiel: Früher hoben die Teilnehmer den Telefonhörer ab und konnten sofort loswählen. Intern war das meist nur die Durchwahl, extern häufig mit vorangestellter Null.

Bei VoIP ist es so, dass nach Eingabe der Telefonnummer eine Bestätigung erfolgen muss, zum Beispiel durch Drücken eines Hakerl- oder Hörersymbols, wie es viele von Handyanrufen kennen. – Ein kleiner, aber feiner Unterschied.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern also etwas Zeit, sich mit dem neuen System zu beschäftigen, es zu testen und damit warm zu werden. Bieten Sie zudem Schulungen an, die den Umstieg erleichtern.

Wir bei yuutel beraten Sie gerne zum passenden technischen Equipment!

5. Achten Sie auf die Qualität der Anrufe

Speziell bei der kabelgebundenen Telefonie erwarten User den perfekten Klang. Nichts soll hallen oder rauschen, Verzögerungen sind unangenehm und Echos stören. Was im Mobilfunk teilweise geduldete Fehler sind, wie u.a. Unterbrechungen oder sogar Abbrüche, wird Ihnen von Anrufern auf das Festnetz sofort als Qualitätseinbuße vorgeworfen.

Achten Sie also bereits zu Beginn Ihres Projekts darauf, die Systeme gut vorzubereiten. Nutzen Sie einen eigenen Anschluss des Providers, der die Sprachtelefonie vom Internetsurfen trennt. Verwenden Sie in Ihrem Netz „Quality of Service“ und investieren Sie in hochwertige Headsets und Telefone.

Erstklassige Funk-Headsets sollten billigen Bluetooth-Headsets, deren Reichweite ohnehin nur zehn Meter beträgt, vorgezogen werden. Wir empfehlen zudem Tischapparate mit HD Voice, denn diese sind heutzutage der neuste Stand der Technik.

Lesen Sie dazu auch: Sprachqualität bei IP-Telefonie – So beheben Sie Probleme!

Unser Zusatztipp: Gewohntes hinterfragen!

Der Umstieg auf VoIP-Telefonie ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, sich allgemein mit der Telefonanlage Ihres Unternehmens sowie dem Telefonverhalten der Mitarbeiter/innen auseinanderzusetzen.

Wenn Sie also die bestehenden Ansagen aus der alten Telefonanlage herunterladen, dann fragen Sie sich doch gleich, ob Sie diese Soundfiles nicht lieber neu besprechen wollen? Fehlt vielleicht schon seit jeher die eine oder andere Wunschfunktion? Könnte man bei der Struktur noch etwas optimieren, um Kunden schneller, persönlicher und effizienter weiterzuhelfen? Jetzt ist die richtige Zeit dafür!

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Ihre Checkliste für den Umstieg auf VoIP-Telefonie

Für den Umstieg auf die neue VoIP-Telefonanlage unterstützt Sie unsere kostenlose Checkliste – damit haben Sie alle Aufgaben immer im Blick und können auf nichts vergessen!