Microsoft Teams Telefonie – mit FAQs, Tipps und Lösungen

Allgemeines & Begriffe

Was ist Microsoft Teams Telefonie?

Microsoft Teams ist ein Produkt von Microsoft zur Zusammenarbeit (Collaboration) von Teammitgliedern und Bestandteil der Office 365 / Microsoft 365 Suite. Es umfasst Funktionen wie etwa Chat, Videotelefonie, Screensharing und vieles mehr.

Bei Microsoft-Produkten ist es möglich, die klassische Sprachtelefonie ins öffentliche Telefonnetz (PSTN) zusätzlich zu aktivieren. Um als Unternehmen extern mit dem Microsoft Teams Client telefonieren zu können, benötigen Sie entweder die Microsoft-eigenen Anrufpläne (Calling Plans) oder Direct Routing von einem Telefonnetzbetreiber (Carrier) wie beispielsweise yuutel.

Was ist Direct Routing?

Die „Direct Routing“-Funktion von Microsoft schafft die Basis für die Verbindung der Office 365-Cloud über einen Session Border Controller (SBC) mit dem öffentlichen Telefonnetz.

Sie können damit Microsoft Teams erweitern, um eingehende und ausgehende Anrufe zu und von Mobil- oder Festnetzen zu verwalten. Und zwar genau wie bei einem herkömmlichen Telefonsystem. Hierbei ist Microsoft lediglich für die Software Microsoft Teams zuständig. Die Anbindung des Session Border Controller erledigt ein Telefonnetz-Anbieter. Er bietet zudem günstige Telefontarife an, was eine Direct Routing-Option auf Dauer lukrativ macht.

Neben dem Direct Routing gibt es die Möglichkeit der sogenannten „Calling Plans“ von Microsoft. Dabei kümmert sich Microsoft selbst darum,  die externe Telefonie einzurichten und zu betreiben. Da Microsoft kein Telefonnetz-Anbieter ist, sind die Tarife für die Telefonminuten vergleichsweise teuer. Deswegen ist der regelmäßige Kostenaufwand recht hoch und damit für Unternehmen weniger attraktiv.

Grafik: yuutel

Im Video erklären unser VoIP-Experte Roland Kahlhofer und yuutel Geschäftsführer Markus Buchner, wie Direct Routing funktioniert und wie Anrufe im Microsoft Teams-Client abgewickelt werden:

Was ist ein Session Border Controller und wofür wird er benötigt?

Ein Session Border Controller (SBC) ist eine Netzwerk-Komponente zur Verbindung von verschiedenen Rechnernetzen oder Rechnernetzen mit speziellen Sicherheitsanforderungen. Sie werden in IP-Telefonie-Netzwerken (VoIP) eingesetzt.

Sofern Sie nicht den Microsoft-eigenen Calling Plan einsetzen, ist für die Microsoft Teams Telefonie ein kompatibler, zertifizierter SBC notwendig. Dieser stellt die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz dar.

 yuutel stellt kompatible, zertifizierte Session Border Controller als gehostetes Service zur Verfügung. Erfahren Sie mehr über yuu Connect für Microsoft Teams.

Grafik: yuutel

Wie profitieren Unternehmen von der Cloud-Telefonie für Microsoft Teams?

Die Zeichen in der Arbeitswelt stehen mittlerweile auf Remote Working und hybride Arbeitsmodelle. Einer Deloitte-Studie zufolge erwarten 82 % der Unternehmen, dass künftig mehr Mitarbeiter:innen Homeoffice in Anspruch nehmen werden. Auch der Internetkonzern Google rechnet damit, dass jeder fünfte Arbeitnehmer dauerhaft von zu Hause aus arbeiten wird.

Vielerorts wird jedenfalls ein Mix aus Homeoffice und Büroanwesenheit anvisiert. Damit effektive Kollaboration und Kommunikation innerhalb dieser modernen Arbeitsansätze gelingen können, braucht es entsprechende Kommunikationsstrukturen. Microsoft Teams-Telefonie verwirklicht einen solchen Unified Communications-Ansatz.

• Eine einheitliche Telefonie-Lösung als Standard im gesamten Unternehmen (Compliance):
  Der Einsatz von Microsoft Teams mit Direct Routing als einziges Telefonie-Tool sorgt für ein einheitliches Nutzererlebnis. Dies vereinfacht u.a. die zentralisierte Schulung von Mitarbeiter:innen sowie die Überwachung von Vorschriften.

• Kostenersparnis durch Wegfall von Telefonie-Hardware:
  Mit einer Cloud Telefonie-Lösung für Microsoft Teams benötigen Unternehmen keine teure, lokale Telefonanlage (PBX) mehr am Standort. Firmen-Laptops und -Smartphones können einfach integriert werden.

• Günstig telefonieren mit individuell angepassten Tarifen:
  Beim Wechsel auf einen neuen Provider für die Microsoft Teams Telefonie bekommen Sie in fast allen Fällen marktadäquate und gute Tarife ins österreichische Fest- und Mobilnetz sowie weltweit angeboten. Für interne Anrufe zwischen globalen Standorten fallen keine Kosten an.

• Mehr Flexibilität durch einfache Skalierbarkeit:
  Benutzer können zentral zu Microsoft Teams hinzugefügt, entfernt und verwaltet werden – auch von Laien.

Bei yuutel ist die Integration von Cloud-Telefonie in Microsoft Teams bereits ab 10 Kanälen möglich. Die Anzahl der Kanäle kann jederzeit flexibel erweitert werden.

Welche Vorteile bietet Microsoft Teams Telefonie für Nutzer?

Eine Telefonie-Lösung für Microsoft Teams bietet besonders den einzelnen User:innen viele Vorteile. Besonders Nutzer:innen, die nicht am Bürostandort arbeiten oder viele externe Termine wahrnehmen, schätzen Microsoft Teams als zentrale All-in-one-Kommunikationslösung.

• Alle Anrufe in einem Client, von jedem Endgerät und Standort aus:
  Telefongespräche können direkt im Microsoft Teams-Client eingehend und ausgehend zu jedem Telefonanschluss der Welt getätigt bzw. empfangen werden – egal ob es sich um eine Festnetz- oder Mobilnetznummer handelt. Möglich ist das von jedem internetfähigen Endgerät aus, auf dem Microsoft Teams installiert ist – Smartphone, Tischtelefon*, Tablet, Laptop, PC.
  
  
• Einheitliche Benutzeroberfläche für externe und interne Kommunikation:
  Mit Microsoft Teams als Telefonanlage können Anrufe innerhalb der Organisation sowie externe Telefonate über dasselbe, bekannte Interface abgewickelt werden. Integriert sind auch Chat-Nachrichten, Termineinladungen und Dienste wie z.B. Filesharing. Den Nutzer:innen bleiben Medienbrüche erspart – die Bedienung wird einfacher und effizienter.
  
  
• Telefonieren mit der gewohnten Büronummer:
  Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder Außendienst bleiben unter der bekannten Festnetz- oder Servicerufnummer inklusive Durchwahl erreichbar. Der Kontakt zu Kund/innen muss nicht über eine Handynummer erfolgen, die diesen im schlimmsten Fall gar nicht bekannt ist.

yuutel portiert bei einem Umstieg auf einen yuu Connect SIP Trunk für Microsoft Teams Telefonie Ihre bestehenden Rufnummern kostenlos.

Wie sieht ein Vergleich zwischen MS Teams Telefonie und einer „Standard“-VoIP-Lösung aus?

Unsere Kundinnen und Kunden stellen oft die Frage, welche Telefonie-Lösung für ihr Unternehmen die Beste ist. Dabei hilft sich anzuschauen, welche Anforderungen das Unternehmen, die Mitarbeiter:innen sowie die vorhandenen Prozesse haben.

Sollte ein Unternehmen bereits Microsoft Teams im Einsatz haben, bietet die Telefon-Erweiterung eine valide Option. Wird Microsoft Teams nicht verwendet, lohnt sich ein Blick hin zu einer VoIP-Lösung.

Daher haben wir für Sie eine Übersicht mit dem jeweiligen Feature-Set zusammengestellt (Stand: Oktober 2022).

Fazit: Dank dieser Übersicht ist klar: Wer Microsoft Teams bereits im Einsatz hat und eine einfache Business Telefonie braucht, ist mit der Microsoft Teams Telefonie gut beraten. Für alle anderen Use Cases, wie zum Beispiel Call-Center, ist eine VoIP-Telefonanlage aus der Cloud das Maß der Dinge.

Sie sind sich noch nicht sicher, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten passt? Machen Sie unseren Cloud-Telefonanlagen-Schnelltest und finden Sie die für Sie geeignet Variante.

Voraussetzungen

Was benötigen Sie alles für die MS Teams Telefonie über Direct Routing?

Um Ihre Telefonie in Microsoft Teams zu integrieren („Direct Routing“), braucht es nicht viel. Diese drei Voraussetzungen sind für die Telefonie mit Teams Direct Routing notwendig:

1. Für jeden Microsoft bzw. Office 365 Nutzer, der in das öffentliche Telefonnetz telefonieren können soll, benötigen Sie eine Microsoft „Teams Phone“-Lizenz. 
2. Einen kompatiblen, zertifizierten „Session Border Controller“ (SBC), den Ihnen Ihr Telefonnetzbetreiber in seiner Cloud als redundante Ausführung zur Verfügung stellt.
3. Die Anbindung an das öffentliche Telefonnetz über einen MS Teams Trunk, den Ihnen ein Telefonnetz-Anbieter anbietet.

Was Sie nicht mehr benötigen:

Mit der Microsoft Teams Direct Routing-Lösung benötigen Sie keine teure, lokale Telefonanlage mehr, da die Lösung gänzlich ohne Hardware vor Ort auskommt! Die komplette Funktionalität zur Telefonie in das öffentliche Telefonnetz wird in der Cloud des Telefonnetzbetreibers bereitgestellt.

Welche Lizenzen benötigen Sie für den Betrieb für die Microsoft Teams Telefonie?

Microsoft bietet seine Software-Produkte in verschiedenen Ausbaustufen – mit entsprechenden Funktionsumfängen und entsprechenden Lizenzen. Das Produkt „Microsoft Teams“ selbst ist in den Office-Lizenzen kostenfrei mit dabei, mit der die interne Kommunikation (Video-Meetings und Chatten) abgebildet wird.

Dagegen wird für das Add-On „Teams Phone Standard“ eine Lizenz benötigt, das kostenpflichtig bestellt werden muss. Damit ist es möglich, das Ortsnetz (PSTN) für die externe Kommunikation zu nutzen. 

Folgende Lizenzen können um das Add-On erweitert werden oder haben es bereits inkludiert:

Umsetzung

Welcher Anbieter ist der richtige für MS Teams Telefonie mit Direct Routing?

Damit Sie vor und während des Umstiegs optimal unterstützt werden und Microsoft Teams erfolgreich als Telefonie-Lösung einsetzen können, sollten Sie bei der Auswahl des Telekom-Netzbetreibers auf einige wichtige Kriterien achten. 

Diese Voraussetzungen sollte der ideale Netzbetreiber erfüllen:

• Der Netzbetreiber ist ein etabliertes Unternehmen am Markt und hat ausreichend Erfahrung mit der Umsetzung von Microsoft Teams-Telefonie-Anbindung.
  
  
• Das Unternehmen wird von Microsoft empfohlen.
  
  
• Der Netzbetreiber bietet günstige Telefontarife zu Fest- sowie Mobilnetzen, insbesondere in jene Länder, in die Sie ein hohes Telefonie-Aufkommen haben.
  
  
• Sie bekommen bereits vor und während des Umstiegs den Support, den Sie benötigen und Sie haben eine persönliche Ansprechperson.
  
  
• Es gibt eine 24/7 Hotline für etwaige technische Probleme im laufenden Betrieb.
  
  
• Andere Kunden haben positive Erfahrungen mit dem Anbieter gemacht.
  
  
• Sie können die Kapazitäten Ihrer Microsoft Teams Telefonie-Lösung flexibel erweitern.
  
  
• Der Netzbetreiber bietet noch andere Telekommunikationsleistungen wie Servicerufnummern oder spezielle Telefonie-Funktionen.
  
  
• Der Netzbetreiber bietet im Bedarfsfall eine Hybridvariante in Kombination mit einer Cloud-Telefonanlage.

Erfahren Sie hier, ob Sich yuutel für Sie als VoIP-Anbieter für Teams Telefonie eignet.

Wie integriere ich MS Teams Telefonie in mein Unternehmen – via Direct Routing?

Der von Ihnen ausgewählte Netzbetreiber hilft Ihnen, Sprachleitungen zwischen Microsoft Teams und dem öffentlichen Telefonsystem zu verbinden. Der Hebel dazu ist das Direct Routing mit Hilfe eines zertifizierten Session Border Controller (SBC).

yuutel bietet Ihnen dafür einen leistungsstarken MS Teams SIP Trunk und 24/7- Service für Ihre Telefonnetzanbindung. Zudem stellen wir Ihnen sowohl Kopfnummern als auch internationale Rufnummern zur Verfügung.

Dazu sind 5 Schritte notwendig:

• Dokumentieren Sie Ihre IST-Anforderungen:
  Überlegen Sie im Vorfeld, welche Telefonie-Funktionen und Anwendungen Sie bereits verwenden bzw. welche Sie künftig verwenden möchten. Befragen Sie dazu auch Ihre Mitarbeiter/innen bzw. Kolleg/innen!
  
  
• Klären Sie ab, welche Variante von Microsoft Teams-Telefonie die richtige für Sie ist:
  Je nach Anforderungsprofil reicht eine „reine“ Telefonie-Lösung via Microsoft Teams für Ihr Unternehmen aus. Unter Umständen empfiehlt sich aber eine Hybrid-Lösung (Fax, DECT, analoge Endgeräte etc.) in Kombination mit einer Cloud-Telefonanlage.
  
  
• Bestellen Sie die erforderlichen Microsoft/Office 365-Lizenzen:
  Kontaktieren Sie Ihren zertifizierten Microsoft-Partner und ordern Sie die benötigte Anzahl an „Teams Phone“-Lizenzen. 
  
  
• Entscheiden Sie sich für einen qualifizierten Telefonnetzbetreiber:
  Bestellen Sie bei diesem einen Direct Routing-fähigen Teams-Trunk als Anbindung ins öffentliche Telefonnetz. Zusätzlich benötigen Sie einen kompatiblen, zertifizierten Session Border Controller (SBC).

Beide Komponenten enthält unser Produkt yuu connect für Microsoft Teams .

• Richten Sie Microsoft Teams Telefonie ein:
  Um den MS Teams Trunk kümmert sich Ihr kompetenter Netzbetreiber. Zusätzlich müssen in Ihrem Teams-Admin Center einige Konfigurationen vorgenommen werden. Das können Sie entweder mit den internen Microsoft-Spezialist/innen in Ihrem Unternehmen erledigen – oder Sie beauftragen Ihren Microsoft Partner bzw. ordern ein entsprechendes Support-Package beim Netzbetreiber.

In der Praxis

Wie sieht ein externer Anruf via MS Teams Telefonie aus?

Dazu wählen Sie in der Teams-Benutzeroberfläche den Reiter „Anrufe“ aus. Dort können Sie eine externe Nummer über das Nummern-Dial Pad oder einen Namen eingeben, damit Sie jemanden erreichen. Im nächsten Schritt einfach auf „Anruf“ klicken und Sie werden mit Ihrem Gesprächspartner oder Ihrer Gesprächspartnerin verbunden.

Tipp: Sollte das Dialpad nicht direkt auftauchen, warten Sie ein paar Minuten und starten Sie dann den MS Teams Client neu.

Kann Microsoft Teams Telefonie meine Telefonanlage vollständig ersetzen?

Mit der Integration von VoIP-Telefonie in Microsoft Teams lassen sich viele Anforderungen an die Business-Telefonie umsetzen.

Etliche praktische Telefonie-Funktionen sind standardmäßig in MS Teams integriert, wie z.B.:

• Gespräche annehmen, vermitteln und weiterleiten;
• Anrufe von einem Gerät auf ein anderes weiterleiten;
• Mit Headset über den Computer/ Laptop telefonieren;
• Rufweiterleitungen, Vertretungen und Ringrufgruppen einrichten;
• Abspielen von z.B. Begrüßungsnachrichten;
• Voicebox mit Spracherkennung und automatischer Zustellung in Ihren Posteingang.

Bestimmte Funktionen und Anwendungen können mit einer reinen Microsoft Teams-Telefonie nicht realisiert werden. Um das volle Spektrum an Funktionalitäten einer Cloud-Telefonanlage zu nutzen, wird eine sogenannte „Hybrid-Lösung“ benötigt: Eine Kombination von Microsoft Teams-Telefonie und einer cloud-basierten VoIP-Telefonanlage.

Das betrifft u.a.:

• Die Einbindung bestehender SIP-Tischtelefone oder DECT-Endgeräte;
• Die Anbindung von analogen Geräten, wie z.B. Türöffner, Faxgerät, Frankiermaschine;
• Callcenter-Module inkl. Reporting.

Ist die Microsoft Teams Telefonie praxistauglich?

Definitiv. Denn Microsoft hat sein Produkt Teams in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt. Neben den Standardfunktionen einer Telefonanlage bietet Microsoft Teams zahlreiche weitere Features an. Den Weg über das Microsoft Teams Direct Routing setzen bereits zahlreiche Unternehmen in allen Größen und Branchen um. Zudem schätzen Unternehmen die Möglichkeit des nahtlosen hybriden Arbeitens – sei es im Homeoffice oder im Büro.

Regelmäßige Updates – gerade auch in Punkto Sicherheit – machen die Microsoft Teams Telefonie zukunftsfest.

Kann ich über den Microsoft Teams Client Notrufe wählen?

Ja, das ist möglich, wenn diese Funktion korrekt in Microsoft Teams eingerichtet wurde. Wir weisen jedoch darauf hin, dass beim Absetzen eines Notrufs über Microsoft Teams jener Notrufbetreiber angesteuert wird, welcher der Ortsvorwahl Ihrer Anschlussnummer zugehörig ist.

Brauche ich Hardware für jeden zusätzlichen Microsoft Teams Telefonie-Teilnehmer?

Nein. Jeder Teilnehmer, der bereits den Microsoft Teams-Client für interne Telefonie installiert hat, kann jetzt auch das öffentliche Festnetz erreichen. Alle dafür notwendigen Hardware-Komponenten stehen bei Ihrem jeweiligen Telefonnetz-Anbieter.

Kosten & Erfahrungen

Was kostet das Telefonieren über Teams?

Anrufe zu anderen Microsoft Teams-Nutzerinnen sind kostenlos. Für Anrufe zu externen Personen – also ins öffentliche Telefonnetz – gibt es für Unternehmen zwei Möglichkeiten mit unterschiedlichen Kosten:

1. Calling Plans für Teams (Microsoft):
   Die sogenannten Anrufpläne bzw. Calling Plans von Microsoft sind im Betrieb relativ teuer. Unabhängige Telefonnetzbetreiber bieten oft günstigere Preise bzw. Tarife für Telefonminuten an. Auf der Website von Microsoft finden Sie die aktuellsten Preisinformationen zu den Microsoft Calling Plans für Teams.
   
   
2. Direct Routing (Telefonnetzbetreiber):
   Deutlich günstiger ist das sogenannte „Direct Routing“. Hierbei können Sie mit einem unabhängigen Telefonnetzbetreiber wie zum Beispiel yuutel kooperieren, welcher den über einen Session Border Controller die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz für Ihr Unternehmen übernimmt.
   Dabei gibt es die Möglichkeit den Session Border Controller (SBC) selbst zu betreiben oder vom Netzbetreiber als gehostete Variante zu benutzen. Als Unternehmen profitieren Sie von deutlich günstigeren Telefontarifen. Somit ist der Kostenaufwand im Vergleich zu den Calling Plans von Microsoft im Betrieb meist deutlich geringer.

Wie sind die Erfahrungswerte mit MS Teams Telefonie?

Kunden berichten uns regelmäßig, wie gut die Gesprächsqualität mit MS Teams-Telefonie ist. Auch der Umstand, dass alle Anrufe und Konferenzen bequem in einem Client gemanagt werden können, spricht für die Lösung. Weiterhin loben sie die schnelle Einrichtung des Teams und die intuitive Benutzeroberfläche, sodass Mitarbeiter:innen schnell mit dem System arbeiten können.

Sehen Sie im Video, wie einfach die Umstellung auf MS Teams Telefonie für unseren Kunden NAVAX war: