8 Gründe für eine neue Telefonanlage

Eine moderne und zuverlässige Telefonanlage ist für viele Unternehmen unverzichtbar. Sie stellt die Verbindung zu Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern sicher und ermöglicht eine effiziente Kommunikation. Aber warum sollten Sie sich für eine neue Telefonanlage entscheiden?

In diesem Blogartikel präsentieren wir Ihnen 8 Gründe, die für einen Wechsel sprechen. Von höherer Flexibilität, starkem Unternehmenswachstum bis hin zu kosteneffizienten Lösungen – wir zeigen Ihnen, warum es an der Zeit ist, Ihre Telefonanlage zu erneuern.

Neugründung oder Umzug eines Unternehmens

Wenn ein neues Unternehmen gegründet wird oder das Unternehmen umzieht, braucht der neue Standort eine Telefonie-Lösung. Die Lösung sollte die wichtigsten Telefonie Funktionen bieten:

• Ringrufgruppe
• Nachtschaltung
• Text vor Melden
• Callcenter
• IVR

Zudem sollte sie auch die wichtigsten Unified Communication Funktionen abdecken:

• Videokonferenzen
• Instant Messaging
• Erweiterte Statusinformationen (Rich Presence)

Natürlich müssen auch mobile Endgeräte (Handys, Tablets) in die Telefonlösung integrierbar sein (One-Number Konzept). Telefonie und Unified Communication sollen so problemlos wie möglich verfügbar sein: Und zwar ohne teure Hardware-Anschaffungen oder speziellen Personal-Schulungen (TK-Admins). Hierfür sind cloudbasierte Lösungen genau das Richtige.

Flexibilität beim Unternehmenswachstum

Mit starkem Unternehmenswachstum kommt große Verantwortung: Ein Unternehmen muss seine vorhandene Infrastruktur der Telefonie so anpassen, dass eine Telefonanlage skalieren kann.

Diese Flexibilität, Nutzer in das System einfach hinzufügen oder abzumelden, ist in einem dynamischen Marktumfeld von unschätzbarem Wert. Dies kann eine Cloud- oder VoIP-Lösung leisten. Meist reicht ein Anruf oder eine E-Mail beim Anbieter aus und das Unternehmen bekommt weitere User-Lizenzen, Leitungen und Kanäle zum Telefonieren bereitgestellt.

Oder das Unternehmen will ins Ausland expandieren: Gerade bei einer Internationalisierung eines Unternehmens ist Flexibilität ein starkes Argument für eine neue Telefonanlage.

Mehrere Standorte in unterschiedlichen Ländern können einfach und kosteneffizient miteinander verbunden werden, wenn eine Cloud-Lösung im Einsatz ist. Die Vernetzung der unterschiedlichen Standorte ist bei einer stationären On-premises-Telefonanlage nur mit einem deutlichen Mehraufwand an Kosten zu bewerkstelligen.

Diese Flexibilität gilt genauso bei einer Unternehmensverkleinerung: Hierbei kann eine neue Telefonanlage genau die richtige Lösung sein, sich flexibel an die neuen Situation anzupassen.

Veraltete Telefonanlage

Die Telefonie hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Heute geht es nicht mehr darum, „nur Telefonieren“ zu können, sondern es werden zusätzlich Unified Communication-Funktionen benötigt. Telefonanlagen vor Ort (On-premises-Telefonanlage), die 5 oder mehr Jahre alt sind, bieten die „modernen Funktionen“ gar nicht erst an oder nur mit teuren Updates/Upgrades.

Bevor ein Unternehmen in die bestehende Lösung investiert, stellt sich die Frage: Warum nicht gleich auf eine cloud basierte Lösung umsteigen? Diese Lösungen sind meist „rundum sorglos“ Pakete und das Unternehmen kann sich auf seine Kernkompetenz konzentrieren – ohne zusätzliche Aufwände.

Verlängerung des Wartungsvertrags für die On premises-Telefonanlage

On-Premises-Telefonanlagen benötigen teure Wartungsverträge, um immer aktuelle Releases bzw. Ersatzteile zu erhalten. Ohne aktuelle Releases besteht die Gefahr, dass ein Fehler in der Software, nicht beim Hersteller eingemeldet werden kann.

Denn der Hersteller bietet den Support nur für die aktuelle Release-Version an. Meist sind Wartungsverträge so kostspielig, dass man um das gleiche Geld bereits eine Cloud-basierte Telefonie-Lösung bekommt!

Spätestens wenn der Herstellersupport für alte Hardware ausläuft, gilt für die Wartung auch: Hardware wird getauscht, was die Kosten nochmals in die Höhe treibt. Eine cloudbasierte Lösung hat diese Nachteile nicht. Da es vor Ort keine Hardware (außer Telefonapparate) gibt, muss kein Platz zur Verfügung gestellt werden. Und es fallen auch keine zusätzlichen Kosten für Strom an.

Homeoffice erfordert flexible Telefonie-Lösungen

Homeoffice stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen und kommt daher mit vielen Anforderungen. Dies betrifft vor allem die Kommunikation:

• Eine Lösung muss flexibel in der Anwendung sein (Softclients, Webclients), leicht zu bedienen sein und dafür keine internen TK-Spezialisten benötigt werden.
• Sie sollte Unified Communications Funktionen wie Videokonferenzen, Rich Presence oder Instant Messaging bieten. Automatische Funktionen, die zum Beispiel Rufumleitungen je nach Präsenzstatus setzen oder automatisches Aus- und Einloggen in Ringrufgruppen, erleichtern den Arbeitsalltag mehr als man denkt.
• Und es darf keine Rolle spielen, mit welchem Endgerät (PC-Client, Handy-Client, Web-Client) Anrufe angenommen oder gewählt werden. Es muss immer die Büronummer mitgesendet werden. Web-Clients müssen weder installiert noch upgedatet werden. 

Alle diese Funktionalitäten bieten cloudbasierte Telefonie-Lösungen, kostengünstig und flexibel an. Sollte Ihre Lösung die genannten Funktionen nicht erfüllen, denken Sie über einen Umstieg nach.

Kosten und Ressourcenoptimierung

Heutzutage sind On-Premises-Telefonanlagen purer Luxus. Für das „Service Telefonie“ muss ein Unternehmen sowohl für speziell geschultes Personal als auch Ressourcen (Platz, Klimatisierung, Strom, Ersatzteile) sorgen.

Es wäre damit vergleichbar: Ein Unternehmen betreibt für seine Dienstwagen extra eine Tankstelle und eine Autowerkstatt. Das verursacht zu hohe Mehrkosten und ist nicht wirtschaftlich.

Eine Lösung, die komplett ohne extra Hardware und extra Personal auskommt, ist die ideale Optimierung. Cloudbasierte Telefonanlagen sind dafür die Wahl: Telefonie und UC werden einfach angemietet und werden je nach Bedarf angepasst und angewendet.

Gute Anbieter haben keine vertragliche Bindefrist und Unternehmen verringern und erhöhen Lizenzen problemlos jederzeit. Die Flexibilität ist einer Cloud-Telefonanlage ist unschlagbar. Wenn der Anbieter der Telefonie-Lösung noch zusätzlich Netzwerkprovider ist, gibt es die Lösung aus einer Hand.

Anbindung der Unternehmensstandorte

Wenn neue Standorte in die Telefonie eingebunden werden müssen, stellt sich die Frage: Kann die bestehende Telefonie-Lösung alles leisten, was benötigt wird?

Wird eine On premises-Anlage eingesetzt, dann bedeutet eine Erweiterung immer, dass Hardware versendet und in Betrieb genommen werden muss und das am jeweiligen Standort.

Mit einer cloudbasierte Telefonie-Lösung bedeutet ein neuer Standort nur zusätzliche Lizenzen und evtl. Telefonapparate! Ein guter Anbieter liefert nicht nur Lizenzen, sondern bietet auch Unterstützung bei der Konzeption der Lösung.

Anbieter, die zusätzlich Netzbetreiber sind, können die benötigten Rufnummer ebenfalls bereitstellen, egal ob nationale oder Internationale Rufnummern. Meist sind auch sog. „Servicenummern“ (z.B. 0800-) erhältlich.

Bestehende ISDN-Lösung

ISDN wird in den nächsten Jahren komplett abgeschaltet. Es gibt zwar „Adapter“, um die ISDN-Anlage an IP zu betreiben, jedoch ist ein solches Konstrukt immer mit Problemen behaftet. 

Eine derartige Konfiguration ist bestenfalls eine Notlösung, damit etwas Zeit gewonnen werden kann, um auf eine neue Lösung umzusteigen.

Moderne, cloudbasierte Telefonlösungen bieten, neben der Zukunftssicherheit, auch viele weitere Vorteile und Funktionen, die die bestehende Anlage, aus technischen Gründen, nicht bereitstellen kann! In Österreich nutzen bereits 39 Prozent der Unternehmen eine VoIP- oder Cloud-Lösung.

Und Sie?

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Hier können Sie nachlesen, warum sich ein VoIP-Umstieg besonders für Gesundheitsdienste, Banken und Versicherungen oder Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Kanzleien lohnt. 

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