3 Gründe, warum das Telefonieren am Digital Workplace so wichtig ist

Der Wechsel ins Homeoffice kam für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter:innen im März 2020 zwar über Nacht – der digitale Arbeitsplatz ist aber gekommen, um zu bleiben. Die aufgezwungene Veränderung hat dazu geführt, dass besonders klassische österreichische KMU das Homeoffice überhaupt erst als attraktive Option entdeckt hat.

Doch bei allen Vorteilen können beim dislozierten Arbeiten über längere Zeit die sozialen Beziehungen und der Draht zu Kund:innen leiden – der „Faktor Mensch“ kommt meist zu kurz, wenn (fast) ausschließlich schriftlich kommuniziert wird.

Das persönliche Gespräch ist auch in unserer digitalisierten (Arbeits-)Welt unschlagbar und wichtiges Schmiermittel im sozialen Team-Gefüge. Wo persönliche Treffen nicht möglich sind, vermag das – oft totgesagte – Telefon die soziale Distanz noch am ehesten zu überbrücken.

Sehen wir uns an, warum.

Die 3 größten Vorteile des Telefonierens am Digital Workplace

Das Telefonieren im Homeoffice fördert und verstärkt soziale Beziehungen – und hat darüber hinaus viele weitere positive Effekte auf Zusammenarbeit und Kommunikation in einem digitalisierten Arbeitssetting:

1. Soziale Kontakte – beim Telefonieren die soziale Distanz verringern

Klar, in Ruhe E-Mails zu schreiben und Nachrichten zu tippen hat seinen Reiz. Doch so bequem die digitale Kommunikation auch ist: Nur am Telefon können wir an der Stimme, an Pausen und dem unmittelbaren Feedback unseres Gesprächspartners schnell erkennen, ob wir richtig verstanden wurden.

Eine Angelegenheit kann telefonisch zielführender besprochen und ein Problem einfacher gelöst werden, als das bei schriftlichen Erklärungen der Fall ist. Auch wenn es um Empathie und Freundlichkeit geht, hat das Telefongespräch die Nase vorne – ein Lächeln kann schließlich auch gehört werden!

2. Organisatorisch optimal – telefonisch schnell und direkt Fragen klären

Was hast du gemeint...? Missverständnisse passieren in der schriftlichen Kommunikation um einiges schneller als beim persönlichen Zwiegespräch. Und besonders bei komplexen Fragen oder zeitkritischen Angelegenheiten greift auch die Mehrheit der Kundinnen und Kunden am liebsten zum Telefon, anstatt sich auf langwieriges E-Mail-Ping-Pong einzulassen. Ein kurzes Telefonat kann hier den Weg zu mehr Kundenzufriedenheit enorm abkürzen.

3. Kundenfreundlich – dem Unternehmen „eine Stimme“ geben

Im digitalen Zeitalter stellt das Telefon eine wichtige Verbindung zwischen Unternehmen und Kund:innen her. Viele Menschen reagieren skeptisch, wenn sie auf der Website von Unternehmen keine Telefonnummer finden oder nicht direkt mit Mitarbeiter:innen aus „Fleisch und Blut“ sprechen können. Das Telefon dient als Kontakt-, Service- und Feedback-Kanal und bringt Menschlichkeit und Emotionen in die digitalisierte Arbeitswelt.

Eine gut sichtbar platzierte Kontaktnummer – im Idealfall eine für Anrufer kostenfreie Servicerufnummer – vermittelt Vertrauen und signalisiert, dass man für die Belange und Fragen von Kund:innen gerne wortwörtlich ein „offenes Ohr“ hat.

Die Grundregel des Telefonierens: Unternehmen müssen erreichbar sein!

Soweit, so verständlich. Bedenken Sie aber: Die schönsten Telefonie-Benefits nützen nicht viel, wenn – richtig! – das Unternehmen nur schlecht erreichbar ist und bei Anruf niemand abhebt! Flexibles Arbeiten darf niemals dazu führen, dass Anrufe ins Leere gehen, weil es bei Mitarbeiter:innen im Homeoffice nicht läutet oder diese nicht weiterverbinden können.

Damit die positiven Effekte des Telefonierens zur Geltung kommen können, muss ein Unternehmen auch dann zuverlässig erreichbar sein, wenn die Mitarbeiter:innen nicht im Büro sitzen. Eine VoIP-Telefonanlage kann dabei helfen, am digitalen Arbeitsplatz intern und extern miteinander verbunden zu bleiben.

Flexibel telefonieren: So sichert VoIP-Telefonie die Erreichbarkeit am digitalen Arbeitsplatz

Für Anrufer:innen darf es keinen Unterschied machen, ob das Kundenservice-Team am Büroarbeitsplatz oder von Zuhause aus arbeitet. Eine cloudbasierte IP-Telefonanlage sorgt auch in der digitalisierten Arbeitswelt für eine hervorragende Erreichbarkeit – es kann komplett unabhängig vom Arbeitsort oder den verwendeten Endgeräten telefoniert werden:

• Gewohnte Telefonnummer: Die Mitarbeiter:innen bleiben mit einer Cloud-Telefonie-Lösung auch im Homeoffice unter ihrer gewohnten Bürofestnetznummer inklusive Durchwahlen erreichbar.

• Von jedem Endgerät telefonieren: Sie telefonieren dabei über eine Anwendung am PC, Laptop oder Tablet bzw. über eine App am Smartphone. Dabei kann es sich auch um ein Privathandy oder den Home-Stand-PC handeln – es muss keine teure Hardware angeschafft werden (ein gutes USB- oder Bluetooth-Headset ist empfehlenswert!).

• Kommunikationsabläufe bleiben erhalten: Auch am digitalen Arbeitsplatz bleibt das Team in die üblichen Warteschleifen, Rufweiterleitungen und Ringrufe integriert, die jederzeit im Admin-Portal angepasst werden können.

• Nutzer flexibel anpassen Auch die Anzahl der benötigten Kanäle können Unternehmen im Self-Service jederzeit erweitern oder herunterschrauben – ganz wie sie es aufgrund der aktuellen Gegebenheiten benötigen.

• Präsenzstatus einsehen: Eine moderne IP-Telefonie-Lösung zeigt auf einen Blick, welche Kolleginnen und Kollegen gerade erreichbar sind und wer gerade telefoniert oder nicht gestört werden möchte. Das hilft, den guten Draht zum Rest des Teams zu halten, auch wenn man nicht im Büro nebeneinander sitzt.

• Telefonie-Integration in MS Teams: Mit dem passenden Netzbetreiber sowie einem Managed SIP Trunk lässt sich die Unternehmenstelefonie einfach und unkompliziert in das beliebte Kollaborationstool MS Teams integrieren. Anrufe können dann direkt aus dem Teams Client unter der üblichen Büronummer getätigt werden. Teams wird damit zur Unified Communications-Lösung, die neben den Standard-Features wie z.B.  Chat, Videokonferenzen, Terminkalender und Filesharing auch die Funktionen einer vollwertigen Cloud-Telefonanlage in einer Anwendung vereint. Mitarbeiter:innen müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln – das erhöht nachweislich die Produktivität und Zufriedenheit!

Lesen Sie mehr dazu: Microsoft Teams Telefonie – mit FAQs, Tipps und Lösungen

Fazit: Telefonie im Homeoffice bringt's - wenn sie flexibel und mitnehmbar ist!

Wo die digitalisierte Arbeitswelt physischen Abstand schafft, dient die Telefonie als Brückenbauer! Egal, ob es um den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen oder die Betreuung von Kund:innen geht: ein Telefongespräch schafft emotionale Nähe und vereinfacht die Kommunikation. Menschen möchten reden! Damit das klappt, muss aber am anderen Ende der Leitung auch jemand rangehen.

Eine moderne VoIP-Telefonie-Anlage aus der Cloud ermöglicht es, von zu Hause oder unterwegs aus so zu telefonieren, als säße man am Büroschreibtisch. Gerne beraten wir Sie zu Ihren individuellen Anforderungen und Möglichkeiten – kontaktieren Sie unser Expert:innen-Team ganz unverbindlich!

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