So machen Sie Ihre Unternehmenstelefonie fit für hybrides Arbeiten

Seit Corona mussten sich viele Unternehmen auf Homeoffice einstellen. Neben Remote Access zum Arbeits-PC betraf das auch die Telefonie.

Viele bestehende Telefonie-Systeme waren darauf nicht vorbereitet, bzw. einfach zu alt für die gewünschte Funktionalität sind. Falls Sie Ihre Telefonanlage auf Homeoffice umstellen, geben wir Ihnen einen Überblick an die Anforderungen für hybrides Arbeiten.

Ortsunabhängige Erreichbarkeit

Für Homeoffice gilt: Der physikalische Arbeitsort darf keine Einschränkung für die Telefonie-Lösung darstellen!

Egal, ob aus dem Büro, zu Hause oder auf Dienstreise – die Erreichbarkeit unter der „Büronummer“ muss immer gegeben sein. Anrufe, die zum Beispiel per Handy-App oder Softclient am PC gestartet werden, müssen mit der Büronummer beim Anrufer angezeigt werden. Denn nur so ergibt sich ein einheitlicher Auftritt nach außen.

Von Vorteil ist hier ein Webclient – er muss nicht installiert werden. Folglich sind auch keine Updates oder Upgrades des Clients notwendig.

Paralleles Läuten auf Handy oder Mobile App

Ein zeitgemäßes Telefonie-System bietet optional folgendes Feature: Anrufer werden auf mehreren Endgeräten angeläutet. Als Benutzer muss es möglich sein, einfach per App bzw. Softclient festzulegen, welche Endgeräte läuten sollen und welche nicht.

Eine simple Rufweiterleitung, wie das in der Vergangenheit oft realisiert wurde, ist nicht mehr zeitgemäß. Für paralleles Läuten sollte sie nicht mehr verwendet werden.

Im Homeoffice ist es für die Kollegen/innen im Büro angenehmer, wenn der Tischapparat bei Anruf nicht ständig läutet. Das parallele Läuten sollte sich nicht nur auf Apps und Softclients beschränken, sondern auch bei „beliebigen“ Rufnummern mitläuten. Nur so kann die Erreichbarkeit, wie gewünscht jederzeit sichergestellt werden. Und damit geht kein Anruf verloren.

Flexible Telefonie Lösung statt mehrerer Handys

Die Verwendung mehrerer Handys, um Firmentelefonie von privater Telefonie zu trennen, ist veraltet. Sie ist nur in speziellen Fällen notwendig. Um paralleles Läuten einfach und flexibel selbst einzurichten, ist nur mehr ein Handy notwendig.

Es ist ganz simpel: Die Wahl des Dialers (App, die zum wählen verwendet wird) entscheidet, ob der Anruf privat oder für das Unternehmen stattfindet. Hier unterscheiden sich natürlich die mitgesendeten Rufnummern. Moderne, flexible Telefonie-Lösung erlauben es, anstatt der geografischen Büronummer,  entsprechende Servicenummern (z.B. +43 800) abgehend zu verwenden.

Tischapparate sind nicht mehr notwendig

Früher war Telefonie ohne Tischapparat schlicht nicht möglich. Mit der Einführung von VoIP (Voice over IP) hat sich dies geändert. Moderne Telefonie-Lösungen benötigen keine Telefonapparate mehr. Sie unterstützen sog. „Softclients“ sowohl am Handy als auch am PC.

Zusätzlich können Webclients eingesetzt werden, die nur einen aktuellen Browser benötigen. Und zwar unabhängig vom verwendeten Betriebssystem bzw. der Hardware (PC, Mac, Handy, Chromebook,….).

Natürlich ist es möglich, Tischapparate bei Bedarf zu verwenden. Gerade als „Notfalltelefon“ bei Vermittlungen ist das sinnvoll: In diesem Bereich darf der Ausfall des PCs oder Handys zu keinen Unterbrechungen der Erreichbarkeit führen.

Video: 5 Bedenken gegen einen Umstieg auf VoIP

Business Telefonie-Lösungen für das Homeoffice

Die obene beschriebenen Anforderungen für das Homeoffice lassen viele Telefonanlage alt aussehen. Das führt zur nächsten Frage: Welche Lösungen gibt es, die hybrides Arbeiten voll unterstützen? Hier sind vor allem zwei Lösungen zu empfehlen: Microsoft Teams oder eine Cloud bzw. VoIP-Lösung:

Mircosoft Teams um Telefonie-Funktion (Mobil- und Festnetz) erweitern

Die Microsoft Teams Lösung zur internen Kommunikation wird bereits in vielen Unternehmen eingesetzt. Es bietet sich daher an, sie auch für die externe Kommunikation zu verwenden – sprich die Telefonie ins öffentliche Telefonnetz.

Idealerweise sollte diese Lösung ohne weitere Hardware (SBC) vor Ort möglich sein. Der Vorteil: Mit dem Addon Microsoft Teams Telefonie gibt es keinen Medienbruch mehr Teams, um ins Fest- oder Mobilnetz zu telefonieren. Und: Der Microsoft Teams Client ist für PC, mobile Endgeräte sowie als reiner Webclient verfügbar. Folglich kann Teams jederzeit und auf jedem Endgerät verwendet werden.

Es gibt für die Teams-Lösung von Microsoft zertifizierte Tischapparate, die zusätzlich bei Bedarf verwendet werden können. Gute Telefonie-Lösungen bieten zusätzlich die Möglichkeit, Funktionen die Teams nicht bietet, trotzdem bereitstellen zu können. Dabei handelt sich z.B. um analoge Schnittstellen für Torsprechstellen oder Schrankensysteme sowie um das oftmals totgesagte FAX (empfangen und senden).

Mehr dazu gibts gleich hier:

Wie steht es um Ihre Telefonanlage? Erfüllt sie die genannten Anforderungen für hybrides Arbeiten? Wenn nicht, lassen Sie uns reden!