7 Wege, wie eine Cloud-Telefonie-Lösung Homeoffice unterstützt

Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit und Remote Work sind in der Arbeitswelt mittlerweile Standard. Jedoch ist/war dieser Schritt nicht einfach – gerade in der Corona-Zeit. In dem Cloud-Telefonie-Monitor 2022 gaben 37,2 Prozent der befragten Unternehmen an: Der Wechsel mit der "veralteten" Telefonanlage ins Homeoffice war nicht möglich. Eine moderne Cloud-Lösung musste angeschafft werden. Ein Wechsel, der aber Unternehmen deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten bietet.

Denn Unternehmen profitieren von einer neuen Flexibilität und bleiben handlungsfähig, wie zum Beispiel die Corona-Pandemie gezeigt hat. Neue, IP-basierte Technologien bieten hier längst alle Möglichkeiten für ortsungebundenes Arbeiten – auch für Ihre Telekommunikation (intern und extern).

Mit einer Cloud-Telefonie-Lösung (Voice-over-IP) machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher und krisenresistent und telefonieren auch im Homeoffice wie bisher mit Kunden, Partnern und Kollegen weiter. Ihre Telefonanlage holen Sie sozusagen auf jedes Endgerät, egal wo sich der Nutzer bzw. die Nutzerin befindet!

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 7 Wege, wie eine Cloud Telefonie-Lösung Ihr Unternehmen beim Thema Homeoffice unterstützt.

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Überall ein- und ausgehend mit der Büronummer telefonieren – auch am (privaten) Smartphone und Laptop

Mit der Smartphone-App der Cloud-Telefonie-Lösung können Smartphones vollumfänglich in das Telefonsystem des Unternehmens integriert werden. Und zwar unabhängig vom verwendeten Mobilnetzbetreiber!

Mitarbeiter/innen sind somit auch auf ihren (privaten) Smartphones unter ihrer gewohnten Büronummer (Durchwahl) erreichbar und können auch abgehend mit ihrer Büronummer telefonieren. Alternativ kann auch eine allgemeine Kopfnummer (z.B. die Service-Hotline oder allgemeine Festnetznummer des Unternehmens) für die Nummernanzeige gewählt werden. Die Mitarbeiter/innen telefonieren also auch im Homeoffice so als wären sie im Büro.

Über eine Softclient-Installation der Cloud-Telefonie-Lösung ist das Telefonieren innerhalb des Systems auch mit (privatem) PC/Laptop und Headset möglich. Sie benötigen dazu keine neue Hardware! Die Einstellungen werden 100 % online vorgenommen.

Gut zu wissen: Über die Cloud-Telefonanlage führen Mitarbeiter/innen im Home-Office und Mitarbeiter/innen an den Bürostandorten weltweit miteinander kostenlose Gespräche!

Außerhalb des Büros an gewohnten Kommunikationsabläufen teilnehmen

Wichtige Telefon-Funktionen, wie zum Beispiel Rufweiterleitungen oder das An- und Abmelden aus Ringrufen, sind bequem und einfach über die App bzw. den Softclient der virtuellen Telefonanlage steuerbar.

Somit können auch Homeoffice- und Außendienstkräfte unkompliziert an gewohnten Kommunikationsabläufen teilnehmen, etwa der telefonischen Kundenbetreuung, Terminvereinbarungen oder dem Vertrieb.

5 Bedenken bezüglich VoIP ausgeräumt

 Passgenaue Telefon-Features für jede Abteilung und Branche

Die Cloud-Telefonie Lösung kann als generische Lösung für das ganze Unternehmen funktionieren. Oder, Sie wählen aus einer Vielzahl von Features maßgeschneiderte Lösungen für einzelne Abteilungen oder Teams aus – das gilt auch für eingebundene Homeoffice-Kräfte.

• So sind im Callcenter vor allem Features wichtig, die die optimale Auslastung der Agenten bei möglichst geringer Wartezeit der Anrufer sicherstellen.
• Finanzdienstleister müssen hingegen bei bestimmten Gesprächen, gesetzlich vorgeschrieben, eine Gesprächsaufzeichnung (Call Recording) anfertigen.
• Mitarbeiter/innen von mobilen Rufbereitschaften brauchen unkomplizierte An- und Abmeldungen.
• usw.

Mit einer Cloud-Telefonie-Lösung sind alle Anforderungen für Teams, Abteilungen und Branchen umsetzbar und auch mobil, also außerhalb des Bürostandorts, zu nutzen. 

Gut zu wissen: Damit Sie in allen Situationen schnell reagieren können, kann Ihre Cloud-Telefonie-Lösung im Unternehmen selbst über ein webbasiertes Admin-Tool konfiguriert werden. Ganz ohne externe Hilfe. So bleiben Sie immer unabhängig und flexibel.

Auch zuhause die Verfügbarkeit der Kollegen sehen

Über den Computer-Softclient bzw. die Smartphone-App sehen alle auf einen Blick, welche Kolleginnen und Kollegen gerade verfügbar sind und welche sich z.B. in einem Gespräch befinden, abwesend sind oder nicht gestört werden möchten. Per Klick bzw. Tastendruck können Telefonanrufe gestartet, übernommen oder weitergeleitet werden. So funktioniert die Zusammenarbeit auch „remote“ einwandfrei!

Screensharing und Co-Browsing als digitale Erklär-Hilfe

Dass persönliche Beratung das A und O im Kundenservice ist, wissen Sie. Screensharing und Co-Browsing ergänzen das Telefongespräch und helfen Ihnen, noch besser auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen.

Während beim Screensharing der Berater seinen eigenen Bildschirm dem Kunden zeigt, erlaubt Co-Browsing einen gemeinsamen Webzugriff von Servicemitarbeiter/in und Kunden. Der Berater kann den Kunden somit nach dessen Freigabe durch die Website navigieren und via Telefon beraten. Beide Funktionen sind in der virtuellen Telefonanlage integriert!

Gemeinsam in der virtuellen Multimedia-Konferenz

Wenn der persönliche Kontakt der Mitarbeiter/innen weniger wird, müssen Unternehmen darauf achten, dass sich eine gemeinsame, positive Unternehmenskultur halten kann. Über die Cloud-Telefonie-Lösung können sich Teammitglieder standortunabhängig in Multimedia-Konferenzen vernetzen und zu den neuesten Ergebnissen austauschen!

Dabei darf auch die soziale Komponente nicht außer Acht gelassen werden. Deshalb ist es besonders wichtig, dass eine Cloud-Telefonie-Lösung sowohl Sprach- als auch Videokonferenzen bietet und dazu unterstützend Chat-Funktionen sowie Presence-Informationen (Verfügbarkeitsanzeige) bereitstellt.

Die ideale Cloud-Telefonie-Lösung ermöglich natürlich auch, dass bestehende Kollaborations-Tools integriert werden können. Ein Beispiel für eine solche Einbindung von z.B. Microsoft Teams wäre, dass die Cloud-Telefonie-Lösung die Anbindung an das öffentliche Telekommunikationsnetz für Teams bereitstellt (Gateway-Funktion).

Rasche Skalierbarkeit in jeder Situation

Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit schwankender Auftragslage oder starkem Wachstum um?  Mit einer Cloud-Telefonie-Lösung können Sie flexibel und kostengünstig reagieren, wenn es rascher Erweiterungen bei Mitarbeitern, Heimarbeitsplätzen und Standorten bedarf. Ein Beispiel ist das Aufstocken von Callcenter-Kapazitäten.

Ebenso ist der umgekehrte Weg einfach möglich: wenn Sie nicht mehr alle Teilnehmer-Accounts benötigen, werden diese einfach wieder stillgelegt. Sie zahlen nur immer für Ihre aktiven Nebenstellen.

• Externe oder Homeoffice-Mitarbeiter können flexibel zugeschalten werden. Mit einer Rufbereitschafts-Lösung können Sie auch Spitzenzeiten optimal managen.

• Neue Teilnehmer-Accounts (Nebenstellen) können unkompliziert selbst angelegt werden. Im Gegensatz zur ISDN-Telefonie können weitere Kanäle für die Telekommunikation ins öffentliche Telefonnetz ebenfalls unkompliziert erweitert werden.

• Neue Standorte können einfach und schnell an die bestehende Telefonanlage angebunden werden, international zum Beispiel mit einem SIP Trunk. Bei yuutel telefonieren Sie firmenintern im Inland und auch mit Standorten im Ausland gratis!

• Kostenkontrolle: Sie zahlen immer nur für jene Teilnehmer-Accounts (Nebenstellen), die Sie gerade nutzen und können Ihre Kosten daher immer exakt an Ihren Bedarf anpassen.

So lässt sich telefonisches Homeoffice rasch, unkompliziert und sicher umsetzen

Fazit: Mit der richtigen Cloud-Telefonie-Lösung ist flexibles Arbeiten im Homeoffice einfach umsetzbar!

Eine gute Cloud-Telefonanlage ermöglicht es Unternehmen und Mitarbeiter/Innen, den Digital Workplace effektiv und einfach umzusetzen. Sprache, Video, Chat, Presence-Information – all das kann einfach in einer Lösung benutzt werden!

Wenn ein VoIP-fähiger Client am Laptop (oder PC) installiert ist, dann ist das bereits alles, was für den Digital Workplace benötigt wird. Arbeiten Sie von wo auch immer Sie wollen! Ihre Mitarbeiter/innen brauchen lediglich einen Internetzugang und einen Laptop, um den mobilen Arbeitsplatz nutzen zu können.

Unterwegs sind alle über die Smartphone-App nahtlos ins Firmen-Telefonsystem integriert. Ihre Mitarbeiter/innen können somit überall mit ihrer Büronummer ein- und ausgehend telefonieren. Egal, bei welchen Mobilfunknetzbetreibern Sie Ihre Verträge haben und ob es sich um private oder Firmenhandys handelt!

Möchten auch Sie telefonisches Homeoffice schnell und sicher auf die Beine stellen? Lassen Sie sich gerne von unseren Experten beraten! Wir realisieren Ihre Cloud-Telefonie-Lösung in kurzer Zeit und begleiten Sie zuverlässig beim Umstieg.