7 coole Telefonanlagen-Features, die Sie garantiert noch nicht kannten

3 MIN. LESEZEIT

Christian Rupitsch

Christian Rupitsch
20. Juni 2017

7 coole Telefonanlagen-Features, die Sie garantiert noch nicht kannten

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Christian Rupitsch

Christian Rupitsch
20. Juni 2017

7 coole Telefonanlagen-Features, die Sie garantiert noch nicht kannten


Wie oft telefonieren Sie im Büro? Sicher mehrmals täglich. Das Telefon ist wie der Kugelschreiber oder das E-Mail-Programm ein gewohntes Tool, das uns bei der Arbeit hilft. Jeder weiß die Basisfunktionen eines Telefonapparats zu benutzen, zum Beispiel eine Rufumleitung auf das Handy oder das Weiterverbinden, wenn der Zimmerkollege nicht da ist. Dabei wird das Tischtelefon oft unterschätzt – denn es kann noch viel mehr für Sie tun!


Viele Unternehmen wechseln momentan von analogen Telefonanschlüssen zur VoIP (Voice over IP)-Telefonie. Hierbei wird über das Internet mit einem Smartphone, Computer oder Laptop mit Headset und dem klassischen Tischtelefon (SIP-fähig) telefoniert. Bei der Umstellung werden viele hilfreiche Entdeckungen gemacht – auch beim herkömmlichen „Festnetztelefon”, das viele in und auswendig zu kennen dachten!

Weitere Informationen zur VoIP-Telefonie können Sie hier nachlesen: Interview: „Cloud-Telefonie ist in den Unternehmen angekommen“.


Wir möchten Ihnen in diesem Blogartikel 7 Funktionen von Telefonen aufzeigen, die Ihnen das Arbeiten erleichtern und Ihre Kunden noch zufriedener stimmen werden:
 

7 hilfreiche Funktionen Ihres Tischtelefons



1. Automatischer Rückruf, wenn Ihr Kollege nicht erreichbar oder die Leitung besetzt ist


Diese Funktion erlaubt es Ihnen, eine intern angerufene Telefonnummer „überwachen“ zu lassen. Sollte bei Ihrem Kollegen besetzt sein, stellt die Telefonanlage die Verbindung zwischen Ihnen und dem Kollegen automatisch her, sobald er wieder erreichbar ist. Gleiches gilt, wenn die andere Person den Anruf beim ersten Mal nicht annimmt. Hier reagiert die Telefonanlage, wenn derjenige wieder eine Aktion mit seinem Tischapparat durchführt.

Mit einem kleinen Schmunzeln bitten wir Sie zur Vorsicht: Sollte dieser Rückruf lange nach dem ersten Versuch stattfinden, kann es leicht sein, dass Sie nicht mehr wissen, warum Sie Ihren Kollegen eigentlich sprechen wollten. 🙂
 

 



 

2. Paralleles Läuten


Besonders wichtige Anrufe will man keinesfalls verpassen. Trotzdem wollen Sie nicht stundenlang vor dem Telefonapparat sitzen und drauf warten, dass er gleich läuten wird. Mit dieser Funktion können Sie den Anruf bei Geräten in anderen Räumen mitläuten lassen.

Die meisten modernen Telefonanlagen können auch externe Endgeräte, wie zum Beispiel Smartphones parallel anrufen. Bitte beachten Sie dabei, dass eventuell Weiterleitungskosten entstehen, wenn Sie den Anruf über das Handy annehmen.

Unser Tipp: Stellen Sie diese Funktion so ein, dass auf den anderen Apparaten nach Entgegennahme des Gesprächs kein verpasster Anruf angezeigt wird.

 


3. Anzeige von verpassten Anrufen, die durch Call Picking an anderer Stelle beantwortet wurden


Auch dieses Feature interessiert Nutzer, die auf wichtige Anrufe warten oder nichts verpassen wollen: Im Normalfall werden Anrufe, die von einem Kollegen während Ihrer Abwesenheit beantwortet wurden, bei Ihnen nicht als verpasste Calls angezeigt. Man geht davon aus, dass der Kollege dem Anrufer helfen konnte oder Ihnen eine Nachricht hinterlässt.

Gute Telefonanlagen können den Anruf dennoch als „missed call“ bei Ihnen anzeigen. So behalten Sie garantiert einen Überblick und können gegebenenfalls bei Ihrem Kollegen nachfragen.
 

4. Chef-Assistenz-Funktion


Wenn ein Assistent die Anrufe der Chefin oder des Chefs übernehmen soll, wird dies meist sehr unbürokratisch mit einer einfachen, unbedingten Rufweiterleitung aller Anrufe gelöst. Viele Telefonanlagen können jedoch mehr: Sie haben eine MAS (Manager Assistent)-Funktion bzw. Chef/Sek-Funktion.

Hier ist es möglich, einem Assistenten mehrere Chefs zuzuordnen oder umgekehrt, einem Manager mehrere Assistenten. Der Manager legt fest, ob er VIP-Nummern trotz der Rufumleitung zu seinem Apparat durchklingeln lassen möchte.

Außerdem kann konfiguriert werden, ob der Assistent die Anrufe vom Chef sofort weitergeleitet bekommt oder ob er eine Anrufbenachrichtigung erhält.
 
Whitepaper Business-Cloud-Telefonie yuutel

 

5. Telefonsperre


Vor unbefugter Inbetriebnahme von Telefonapparaten oder sogar teuren Anrufkosten ins Ausland können Sie sich am besten durch eine Telefonsperre schützen. Sperren Sie z.B. Apparate, die in abgelegenen Betriebsräumlichkeiten aufgestellt sind.

Unser Tipp: Diese Funktion können Sie auch bei Ihrem Tischtelefon einsetzen, wenn Sie beispielsweise auf Urlaub gehen.

 


6. Manuelle Nachtschaltung


Viele Unternehmen lassen in den Nachtstunden ein Absageband oder einen Anrufbeantworter laufen. Diese Nachtschaltung können Sie auch manuell aktivieren, beispielsweise in den Betriebsferien oder an besonderen Tagen wie dem 24. und 31. Dezember. Dies ist ein entscheidendes Kriterium im telefonischen Kundenservice!
 

7. Anzeige einer allgemeinen Servicerufnummer ohne Durchwahlen


Diese Funktion wird gerne von Kundenservice-Teams oder Mitarbeitern im Außendienst verwendet. Sie dient dazu, dem angerufenen Teilnehmer statt der individuellen Telefonnummer mit Durchwahl eine allgemeine Servicehotline oder keine Rufnummer anzuzeigen.

Die Servicerufnummer (z.B. 0800 123456) wird dabei als sogenannte „additional calling number“ mit der eigentlichen Festnetz- oder Netznummer mitgesandt. Bei Interesse an einer solchen Servicerufnummer kontaktieren Sie uns gerne!


Nicht alle Netzbetreiber unterstützen diese Funktion. Daher kann es in seltenen Fällen dazu kommen, dass Ihre Gegenstelle trotzdem Ihre Festnetznummer sieht. Die Rufnummer zu unterdrücken, ist eine gängige Praxis, um „anonym“ anzurufen. Doch auch dies kann von der Gegenstelle aufgehoben werden, zum Beispiel wenn der Angerufene die Sicherheitsvertrauensperson im Unternehmen ist.

Unser Tipp: Bei österreichischen Handynetzbetreibern können Sie im Allgemeinen auch einen anonymen Anruf durchführen, indem Sie #31# vor die gerufene Telefonnummer tippen.

 


Müssen Sie sich das alles merken? Nein!

 

Alle genannten Funktionen können mit sogenannten Steuercodes ein- und ausgeschaltet werden. 😉 Erkundigen Sie sich einfach bei dem Verantwortlichen Ihrer Telefonanlage über diese Codes!


Ist Ihre Telefonanlage schon VoIP-fit?


Möchten Sie diese hilfreichen Funktionen nutzen und Ihre Telefonanlage mit VoIP-Technologie auf den neuesten Stand bringen? Erfahren Sie hier mehr: Cloud-Telefonie – Mehr Freiheit für Ihr Geschäft!

Oder lassen Sie sich von den yuutel Spezialistinnen und Spezialisten gerne persönlich zu den Möglichkeiten beraten.


Lesen Sie dazu auch gerne unser kostenloses Whitepaper „Business-Cloud-Telefonie“ mit den wichtigsten Fakten zur
VoIP-Telefonie:

Whitepaper Business-Cloud-Telefonie: Die 10 wichtigsten Fragen & Tipps für den Umstieg auf All-IP!

Über den Autor

Christian Rupitsch
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Solutions Consultant bei yuutel

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